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挑选IT外包项目(一,定义项目四要素)

来源:admin  浏览量:  发布时间:2015-03-20 18:17:06

我们这里假设您是企业的CIO或者信息部门的主管。您的企业最近决定选择上一套新的企业信息系统(比如ERP或者CRM),您被指定领导和负责这个项目,包括选型和实施。一个自然的问题就摆在了您的面前:信息化工作是一项长期的、耗神费时的繁重工作,而您每天还有很多其他的工作要做,如何才能协调好这二者之间的关系呢?您肯定需要其他人来协助您完成这项工作,有两种常见的办法:一是招聘或者从企业内部选拔专门负责这项工作的人员,二是聘请咨询公司。对大型企业,前者也许可行,但是对中小企业,这些人员一来不易获得,二来在项目完成之后,这些人员的安置也是很大的问题。因此,对中小企业,后者可能是更理想的选择。咨询公司拥有丰富的经验和渊博的知识,也能够掌握最新技术的发展,同时也了解您所处行业的各种解决方案的优点和缺陷。而且最大的好处是:项目一结束,咨询顾问就会背起背包快乐的离去,这可以节省您使用自己的员工所带来的长期费用。

  如果决定选择咨询公司来帮助您实现项目,那么接下来的问题就是:怎样才能选择一个合适的咨询公司呢?本文为您提供了一个选择咨询公司的具体的操作框架。

  第一步:定义项目的四要素

  信息化项目和一般的项目一样,要想获得成功,在你聘请咨询公司之前,你必须首先明确项目的四个要素:目标、范围、成本和进度。

  首先是定义项目的目标:

  ·企业实现信息系统主要想解决哪些方面的问题?

  ·信息系统成功的标准是什么?

  ·你如何才能知道项目完成了?

  项目的目标回答了“企业为什么要上信息系统”的问题。根据项目的目标,可以进一步确定其他三个要素的内容:

  ·项目涉及范围包括哪些部门(财务、生产、人力资源等等)?

  ·每一部分需要实现到何种程度?是否需要进行流程重组?

  ·项目的预算有多少?预算如何分配?

  ·项目进度如何安排(时间表)?各个环节如何协调?

  ·有多少人专门从事这个项目的工作?各个部门需要提供什么样的人员?需要投入多少时间来参与和配合项目的工作?

  ·咨询公司应该做些什么?

  ·用什么标准评估咨询公司的工作质量和效果?

  根据这些问题(当然不限于这些问题),您应该和企业中所有项目将涉及的部门和人员进行沟通,和CEO进行沟通,一方面使大家充分了解这个项目的整体情况,对他们可能产生的影响,另一方面,也让大家知晓他们在项目中的角色,他们承担的责任和义务。从而在企业上下对项目的目标和内容达成共识,获得必要的承诺。

  非常重要的是,你要将这些问题的讨论结果整理成一份书面的文档(我们可以称为《XX企业管理信息系统项目行动纲领》),并获得企业最高管理层的批准。可以说,这就是您将来开展工作的一把“上方宝剑”。

  很多企业聘请咨询公司的效果不理想,甚至最后大家不欢而散,一个主要的原因就是企业自己没有事先明确的定义自己的需求,而是请来了咨询公司之后,由咨询公司来告诉企业该如何做,等项目进行完了,发现并不是自己需要的结果。

  这部分工作是CIO在信息化工作中最重要的工作之一,而且是不能假手他人的工作。定义了项目的四要素之后,您就可以开始着手寻找候选咨询公司了。

 

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